7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión de Räddare EPCM incluye:
a) la información documentada requerida por estas Normas Internacionales; en forma digital www.raddareEPCM.com a través del ERP
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión, que se describe en el mapeo de procesos en forma digital en www.raddareEPCM.com
NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión puede variar de una organización a otra, debido a:
— el tamaño de la organización y a su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
— la complejidad de los procesos y sus interacciones;
— la competencia de las personas.
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, Räddare EPCM asegura que siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, titulo, fecha, autor o número de referencia); dado que es formato electrónico, solo existe una versión y está solamente disponible en www.raddareEPCM.com basado con un enfoque de procesos y con formatos de procedimientos técnicos para los trabajos en campo y definidos en el sistema. Todo documento lleva al menos el nombre, fecha y revisión; y colgado en el sistema www.raddareEPCM.com
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); usando español, un ERP basado en código abierto Odoo, ubicado en www.raddareEPCM.com como formato electrónico.
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación, se hace todo a través del responsable del proceso de HSEQ con la revisión y aprobación del dueño del proceso.
7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión y por estas Normas Internacionales se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite; por medio del formato web www.raddareEPCM.com, disponible en cualquier momento en cualquier dispositivo,
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad); la única versión legal es el ERP y sistema colgado en www.raddareEPCM.com, cualquier otra forma (fotos, impresiones, videos… no es válido)
7.5.3.2 Para el control de la información documentada, Räddare ECPM aborda las siguientes actividades, según corresponda:
a) distribución, acceso, recuperación y uso; la distribución es en formato eletrónico www.raddareEPCM.com y para poder entrar el responsable de HSEQ debe asignar un usuario y contraseña, cualquier recuperación de acceso es con el mismo, y el uso es en cualquier dispositivo con acceso a internet.
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; usamos un sistema de nube en Microsoft Azure que nos brinda le mejor solución tanto para para el ERP como para el sistema de gestión y se respalda cada dos semanas en forma automática.
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión); la única versión es la actual en el slstema web www.raddareEPCM.com en donde se indica la versión y fecha de.
d) conservación y disposición. La información se guarda en el ERP en formato electrónico www.raddareEPCM.com, todo lo que sea otro formato no tiene validez.
La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar. Se usan las normas internacionales y nacionales; se acceden en su formato origen.
La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.
NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.