7.5 Información documentada

7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión de Räddare EPCM incluye:​

a) la información documentada requerida por estas Normas Internacionales; en forma digital www.raddareEPCM.com a través del ERP​

b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión, que se describe en el mapeo de procesos en forma digital en www.raddareEPCM.com ​

NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión puede variar de una organización a otra, debido a:​

— el tamaño de la organización y a su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;​

— la complejidad de los procesos y sus interacciones;​

— la competencia de las personas.

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, Räddare EPCM asegura que siguiente sea apropiado:​

a) la identificación y descripción (por ejemplo, titulo, fecha, autor o número de referencia); dado que es formato electrónico, solo existe una versión y está solamente disponible en www.raddareEPCM.com basado con un enfoque de procesos y con formatos de procedimientos técnicos para los trabajos en campo y definidos en el sistema. Todo documento lleva al menos el nombre, fecha y revisión; y colgado en el sistema www.raddareEPCM.com ​

b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); usando español, un ERP basado en código abierto Odoo, ubicado en www.raddareEPCM.com como formato electrónico. ​

c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación, se hace todo a través del responsable del proceso de HSEQ con la revisión y aprobación del dueño del proceso.

7.5.3 Control de la información documentada

7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión y por estas Normas Internacionales se debe controlar para asegurarse de que:​

a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite; por medio del formato web www.raddareEPCM.com, disponible en cualquier momento en cualquier dispositivo,​

b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad); la única versión legal es el ERP y sistema colgado en www.raddareEPCM.com, cualquier otra forma (fotos, impresiones, videos… no es válido)

7.5.3.2 Para el control de la información documentada, Räddare ECPM aborda las siguientes actividades, según corresponda:​

a) distribución, acceso, recuperación y uso; la distribución es en formato eletrónico www.raddareEPCM.com y para poder entrar el responsable de HSEQ debe asignar un usuario y contraseña, cualquier recuperación de acceso es con el mismo, y el uso es en cualquier dispositivo con acceso a internet.​

b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; usamos un sistema de nube en Microsoft Azure que nos brinda le mejor solución tanto para para el ERP como para el sistema de gestión y se respalda cada dos semanas en forma automática.​

c) control de cambios (por ejemplo, control de versión); la única versión es la actual en el slstema web www.raddareEPCM.com en donde se indica la versión y fecha de.​

d) conservación y disposición. La información se guarda en el ERP en formato electrónico www.raddareEPCM.com, todo lo que sea otro formato no tiene validez. ​

La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar. Se usan las normas internacionales y nacionales; se acceden en su formato origen.​

La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.​

NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada. ​​